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作為外貿(mào)業(yè)務(wù)員，如何提高工作效率一直是一個(gè)很頭疼的問題，因?yàn)槭诸^工作內(nèi)容多，事情又雜，所以提高工作效率是一件刻不容緩的事，那么要如何才能提高工作效率呢？
一、上班第一步查匯率
做外貿(mào)的人不能不知道匯率，所以上班先打開網(wǎng)頁查看一下各國匯率情況，一般以中行或央行為參考。另外，還要看看國內(nèi)的原材料的價(jià)格走向，因此，外貿(mào)大都是大批量生意，有一點(diǎn)波動都會給你帶來很大影響，這個(gè)過程大概只需十分鐘就可以。
二、了解我們的客戶
1. 我們的客戶是誰
2. 我們的客戶想要什么
3. 客戶的購買動機(jī)是什么
我們要搞清楚客戶想要什么，這個(gè)東西能給他帶來什么利益。客戶想要某樣的東西，他會有很強(qiáng)的購買欲望，因?yàn)檫@個(gè)東西能滿足他的欲望，比如賺更多的錢，得到更高的生活品質(zhì)和地位。
我們不要試圖賣給客戶他需要買的東西，如產(chǎn)品庫存，生活用品，這些東西只有在客戶庫存到了警戒線他們才會進(jìn)行購買，而且他們有固定的供應(yīng)商，購買欲望一般不會很強(qiáng)，補(bǔ)貨也是定期小批量補(bǔ)貨。
那么我們?nèi)绾芜M(jìn)一步了解我們的客戶呢？我們先問自己幾個(gè)問題，就比較好把握了：
1. 我們的潛在客戶通常會購買我們的同類產(chǎn)品或相關(guān)產(chǎn)品？我們可以通過客戶的網(wǎng)站，宣傳資料去了解。
2. 誰是可以決定采購行動的拍板人？誰是能對客戶采購行動具有決定性影響的人？是老板？還是采購經(jīng)理？項(xiàng)目負(fù)責(zé)人？或是秘書？ 找對了人，事情就會順利很多。
3. 什么才是我們目標(biāo)客戶的采購行為的潛在動機(jī)？是產(chǎn)品外觀？產(chǎn)品價(jià)格？產(chǎn)品質(zhì)量？是產(chǎn)品的市場潛力，很快就會在當(dāng)?shù)亓餍?？產(chǎn)品的新鮮性，當(dāng)?shù)卣糜刑厥庑枨笥玫轿覀兊漠a(chǎn)品？這些都是可以和客戶交流過程當(dāng)中談出來。
三、列工作計(jì)劃表
做什么事都要養(yǎng)成好習(xí)慣，做到有計(jì)劃，有條不紊的進(jìn)行。外貿(mào)業(yè)務(wù)是一項(xiàng)連續(xù)性很強(qiáng)的工作，比較辛苦，要能熬能堅(jiān)持。對于昨天沒完成的工作，今天一定要完成。
然后開始計(jì)劃今天的工作內(nèi)容，其實(shí)最好是頭一天就計(jì)劃好今天做什么，這樣不至于手忙腳亂，有些人工作根本沒有計(jì)劃性，想到什么做什么，沒頭沒腦的忙得不可開交，最后客戶卻丟著好幾個(gè)月沒有跟進(jìn)。
做任何事情時(shí)都要清楚自己在做什么，目的是什么，如果你的想法是迫切希望增加收入，那么我們計(jì)劃表中重要的事情就是考慮做一切能夠提高業(yè)績的事情，然后你的工作就是圍繞這個(gè)目標(biāo)開展。
如果你的目標(biāo)只是想保持安定的生活，工作給不了你什么快樂，即使接單也沒有成就感，那么你的工作大部分內(nèi)容可能也只是在維護(hù)老客戶。想有好的結(jié)果，就得付出更多的努力，這句話對任何行業(yè)任何人都適用。
至于怎么去按排你的工作計(jì)劃，先列個(gè)清單，把每天要做的事情用列出來，然后根據(jù)事情的性質(zhì)分為四類：
1、重要不緊急。
如，開發(fā)新客戶，跟進(jìn)未成交客戶，研究目標(biāo)市場，和客戶建立信任，制定銷售計(jì)劃和工作目標(biāo)，改進(jìn)與供應(yīng)商的關(guān)系，鍛煉身體，好好吃一頓午飯，適當(dāng)休息等，當(dāng)然這個(gè)可以按每個(gè)人的具體情況而定。
2、重要且緊急。
如，跟客戶談判，催客戶尾款，給意向客戶報(bào)價(jià)，給客戶做PI，準(zhǔn)備樣品，完成工作計(jì)劃，這些事可能比較難，但這是維持你現(xiàn)有業(yè)績的事情，也是你的飯碗。
3、緊急不重要。
如，其他部門要求你配合的工作，領(lǐng)導(dǎo)交待的非業(yè)務(wù)性工作。很多事情看似很“緊急”，實(shí)際上拖一拖，甚至不辦，也無關(guān)大局，依照你的大局而定，把握好主次，平衡好時(shí)間，學(xué)會委托或分配這些事務(wù)交給助理、跟單甚至新業(yè)務(wù)員去做，合理的分配你的精力。
4、既不緊急也不重要。
如，娛樂上網(wǎng)，閑聊，消遣，一個(gè)真正的職業(yè)人，做這些事大都是為了放松自己，以蓄備更多力量讓自己更好的開始新的工作。
平時(shí)把主要時(shí)間和精力都集中于前兩類事務(wù)，你的工作才真正有效率，具體使用的時(shí)間和精力都依你個(gè)人情況而定。
一般來說，一個(gè)成功業(yè)務(wù)員每天的時(shí)間是這么分配的：
1、每天花半個(gè)小時(shí)對一段時(shí)間未聯(lián)系的客戶問好。
2、每天花半個(gè)小時(shí)閱讀yahoo等國外網(wǎng)站的英文新聞，多了解一點(diǎn)時(shí)事，對你了解國外市場有幫助，并且能鍛煉閱讀能力。
3、每天半小時(shí)至一小時(shí)用來回復(fù)老客戶的郵件，前文說了簡潔表達(dá)清楚即可。
4、把更多的精力用來開發(fā)新客戶，認(rèn)真考慮和研究怎樣去跟進(jìn)和回復(fù)潛在客戶，力求建立起良好信任。
5、每天花半小時(shí)的時(shí)間來研究了解目標(biāo)市場，了解其市場銷售價(jià)格、市場常見品牌、其他供應(yīng)商和其分銷商的情況、目標(biāo)市場上行業(yè)內(nèi)的標(biāo)桿客戶、主要規(guī)格類型、該國最大的幾個(gè)supermarket、該國最主要的最常用一兩個(gè)B2B網(wǎng)站等等，當(dāng)然你也可以用更多的時(shí)間。
四、寫好外貿(mào)業(yè)務(wù)開發(fā)信，抓住客戶的心
我們寫外貿(mào)開發(fā)信不僅僅要告訴對方你是做什么的，更要把他們變成我們的客戶。我們把開發(fā)信分兩步來做。
第一步、要簡短和單刀直入，讓對方對你感興趣，以致要進(jìn)一步了解，和看你下面的郵件。我們可以用一個(gè)吸引眼球的標(biāo)題：如 The secrect of how to reduce XXXX cost and improve profit.Victoria’s Secret of XXXXX products.
第二步、要在郵件正文用盡量簡短的文字寫完我們?nèi)康耐其N信息。要讓我們的開發(fā)信有足夠的說服力，就必須有以下幾個(gè)組成部分：1.對潛在客戶說明他正遇到的問題。2.強(qiáng)調(diào)客戶遇到問題的重要性，并且通過我們可以很好解決。3.向客戶強(qiáng)調(diào)通過我們的方案，可以給客戶帶來什么好處。4.向客戶說明我們的產(chǎn)品價(jià)格，相關(guān)費(fèi)用，付款方式，貿(mào)易條件5.向客戶提供無條件的保證，以免客戶受損失。如：半年、一年包換，或提供維修配件，或者備用品等。開發(fā)信包含以上五點(diǎn)，對于客戶的吸引力會強(qiáng)很多。
